Hoe organiseer je een inspirerend evenement? Het is een vraag die zeker speelt in de zakelijke markt. Je wil natuurlijk dat alle deelnemers met enthousiasme terugkijken op een geslaagde (mid)dag of weekend. We vroegen 7 eventplanners die zowel grote als kleine evenementen organiseren om hun tips te delen over hoe je van A tot Z een inspirerend evenement organiseert.
1. Begin bij het begin
Melanie Westdijk van Bluepurple/Events
“Mijn tip: begin bij het begin. Zoom eerst eens uit voordat je gaat nadenken over een toffe act, catering of andere inhoudelijke elementen om het event inspirerend te maken.
Vragen die je kunnen helpen: waarom organiseer je het evenement? Wat zijn jouw doelstelling(en) als organisator? En voor wie organiseer je het evenement? Wat zijn hun wensen, verlangens, problemen of dromen.
Tenslotte: wat is het doel voor de bezoekers om deel te nemen aan het evenement? Zonder urgentie of doel komen ze niet. Zodra je dit in kaart hebt gebracht kun je de inhoud van het event laten aansluiten op dit fundament. Hoe beter het aansluit, des te inspirerender het event! Ik beloof het.”
2. Communicatie moet centraal staan
Najat Elhallaoui van Party Goat
“Ik vind één ding het belangrijkst bij het organiseren van evenementen en feesten: communicatie. Heel cliché maar communicatie is zo belangrijk.
Het begint bij het voorbereidend gesprek. Hierin worden alle ideeën en wensen besproken tussen de eventplanner en de locatie. Alle betrokken partijen zijn hierbij aanwezig.
Voordat je aan dit gesprek begint is het verstandig dat allebei de kanten zich hebben voorbereid. Daarna werkt de eventplanner alle ideeën uit en maakt deze visueel. Beeld werkt namelijk veel beter dan woorden.
Daarnaast is het tussentijds sparren ook erg belangrijk. Kleine dingen als het kiezen van een ballonkleur, bloemen, drankjes etc. kunnen grote problemen worden als je de verkeerde keuzes maakt. Natuurlijk zit er bij sommige locaties catering bij de prijs in. Het is wel goed om dit af te stemmen, zodat je weet waar je aan toe bent.
Als eventplanner is het van belang dat ik mijn klanten bij alle beslissingen betrek. Hiermee verklein ik de kans op fouten en voorkom ik onnodige problemen voor, tijdens en na het evenement.”
3. Maak het evenement voor iedereen toegankelijk
Marianne Dijkshoorn van Welkom Toegangelijkheid & Evenementen
“Iedereen kent wel mensen die doof, blind of op een rolstoel zijn aangewezen. Niet alle evenementenlocaties zijn toegankelijk voor mensen met een beperking. Deze mensen bezoeken zeker ook congressen, personeelsfeesten etc. Je wil natuurlijk wel dat zij ook gewoon kunnen deelnemen.
Het is altijd goed tijdens een locatiebezoek te checken of het invalidentoilet toegankelijk is en of een rolstoel naast het toilet kan staan en of de assistentiehond mee naar binnen mag.
Bij de komst van meer dan 5 personen met een beperking is het goed om een deskundige met kennis van meerdere soorten beperkingen en evenementen in te schakelen.”
4. Begrijp de doelgroep
Anne Hardeveld van BoostBase
“Ik merk dat kennisoverdracht en netwerken vaak de belangrijkste redenen zijn dat bezoekers naar een evenement komen. Het is daarom heel belangrijk om te onderzoeken waarom de doelgroep naar jouw evenement wil komen. Speel daarop in en probeer de verwachtingen te overtreffen.
Vaak zie ik evenementen met sprekers, waarbij er vooral informatie eenzijdig gezonden wordt. Dat kan heel inspirerend zijn, maar interactie en het vergaren van concrete informatie die vervolgens ook daadwerkelijk toegepast kan worden, zijn onderdelen waar deelnemers voor terug komen.
Probeer daarom altijd een presentatie of seminar interactief te maken waarbij deelnemers met concrete tips en advies naar huis gaan. Voeg bijvoorbeeld een workshop element toe waardoor deelnemers direct actief met de informatie bezig zijn. Zo wordt het veel makkelijker en toegankelijker om de informatie op te slaan en toe te passen.”
5. Samenwerken met lokale ondernemers
Eva Huijts van bijEva | Foto door Nina Heutinck
“Ik huurde afgelopen augustus een ruimte in het centrum van Utrecht en maakte plannen voor een mini shop event. Na wat speurwerk bleek ik genoeg lokale ondernemers te kennen om mee samen te werken.
Zo was er de hele dag een nagelstyliste aanwezig en hadden drie webshops een eigen kraampje.
Het leukste van alles? Via de ondernemers die meededen aan het event kwamen er veel bezoekers. Dames die ik niet kende, maar wel met aankopen naar huis gingen en bovendien ontzettend enthousiast reageerden. Mijn doel werd zonder moeite gehaald, er kwamen zelfs drie keer zoveel bezoekers als het eerste jaar. Voor mij een reden om vaker met andere ondernemers samen te werken!”
6. Op tijd een locatie vastleggen
Anne Claasen van trouwblog Loves2Love | Foto door Daniella Christina Photography
“Ik organiseerde grote evenementen (+/- 300 personen) voor een vereniging en bij deze evenementen moest van alles geregeld worden. Van locatie tot catering en van sprekers tot aankleding.
De belangrijkste tip die ik mee kan geven bij het organiseren van evenementen van deze grootte is dat het ontzettend belangrijk is om op tijd op zoek te gaan naar een locatie.
Ik heb wel eens 3 maanden voor het evenement nog een locatie moeten vinden, die dan ook nog eens aan al onze eisen voldeed. Gelukkig hebben we toen gebruik kunnen maken van Vergaderlocaties.nl. Waarop je makkelijk kunt zoeken naar faciliteiten, ligging en het aantal personen.”
7. Welkom voelen
Charlotte Köll van Zakenvrouwen
“Op een evenement willen mensen zich welkom voelen. Ik geef netwerkborrels en eigenlijk vindt iedereen netwerken spannend. Veel van mijn gasten kennen van tevoren niemand. Dan is het extra belangrijk om mijn gasten op hun gemak te stellen, om ze net die extra boost in hun zelfvertrouwen te geven.
Maar het begint eigenlijk al bij de ligging van de locatie: deze moet centraal zijn zodat gasten op comfortabele wijze naar ons toe kunnen reizen.
Daarnaast is het van belang dat de ruimte luxe uitstraalt, zodat gasten onbewust voelen: hier werk ik aan contacten om next level te gaan!
Het geluid is ook een belangrijke factor: iedereen moet elkaar makkelijk kunnen verstaan anders kun je niet netwerken.
Verder vind ik het belangrijk dat het personeel een glimlach draagt en met mij meedenkt. Want ook na veel voorbereiding doen zich nog wel eens onverwachte situaties voor. Dan is het super fijn als mensen open staan voor onverwachte aanpassingen en gekke ideeën.”
Zoek je nog een bijzondere locatie voor jouw evenement? Bekijk alle mogelijkheden op: Vergaderlocaties.nl
