We kennen allemaal het gevoel: opzien tegen een vergadering. Dat is helemaal nergens voor nodig. Met deze 7 vergadertips maak je van elke vergadering een succes. Hoe? Door deze tips voor effectief vergaderen toe te passen.
1. Begin bij het begin
Is het echt nodig om weer een vergadering in te plannen? Soms kan het na een tijdje aanvoelen als een moetje, terwijl een vergadering juist een belangrijk doel heeft.
Organiseer je nu wekelijks een vergadering, reflecteer dan per kwartaal wat jullie vinden van hoe het systeem is opgezet. Moet er een andere dag of tijd worden geprikt? Of mogen er meer breaks tussendoor? Er valt altijd iets bij te schaven waardoor jullie het vergaderen blijven waarderen.
2. Jaarplanning
Elk jaar staan er een aantal dingen vast. Deze dingen zijn noodzakelijk om je bedrijf op orde te hebben. Inzicht in wanneer personeel op vakantie is of vrije dagen heeft vallen daar ook onder. Zo kun je precies vastleggen op welke momenten je vergaderingen inplant en wie erbij kan zijn.
3. Zorg voor een concrete agenda
Een agenda, oftewel wat jullie gaan bespreken, is essentieel voor een effectieve vergadering. Het zorgt niet alleen voor structuur, maar ook voor deelname van al het personeel.
Iedereen krijgt door een agenda de mogelijkheid om punten aan te leveren om te bespreken. Het zorgt voor een inclusievere vergadering, waardoor jullie samen aan de toekomst van het bedrijf werken en iedereen zich gehoord voelt.
Het is wel van belang dat iedereen op tijd punten aanlevert, voordat de vergadering plaatsvindt. Zorg er daarom voor dat een personeelslid als aanspreekpunt wordt aangesteld. Deze zal op meerdere momenten een verzoek tot aanleveren de deur uitsturen en een oogje houden op wie er wat aanlevert.
Dit proces kan dan na een tijd geëvalueerd worden, om bijvoorbeeld te kijken waarom sommige personeelsleden geen input leveren en wat de reden daarvan is.
4. Plan voldoende tijd in
Houd je op dit moment bij hoe lang jullie bezig zijn met een vergadering? Ben je vaak korter bezig of juist langer? Door eens in de zoveel tijd te evalueren hoe lang jullie bezig zijn met vergaderen, heb je inzicht in hoeveel tijd het in beslag neemt. Misschien blijkt achteraf wel dat je minder tijd nodig hebt of juist meer. Door hier scherp op te blijven kun je ook sneller bijstellen als dat nodig is.
5. Begin op tijd
Zorg dat je samen een tijd afspreekt waarop jullie uiterlijk beginnen met vergaderen. Daardoor hoeven jullie niet te wachten op elkaar en kunnen jullie de tijd optimaal benutten.
Plan ook in hoeveel tijd jullie willen besteden aan deze vergadering. Een effectieve vergadering duurt maximaal 1,5 uur. Waarom? Omdat na een tijdje je brein te vol zit met informatie en je deze niet meer kan verwerken.
Wil je toch langer vergaderen? Dan is het verstandig om een vergaderbreak in te plannen. Ga bijvoorbeeld een rondje wandelen, doe een yoga-sessie of speel een escape room.
6. Zoek een geschikte locatie
Een locatie heeft grote invloed op het succes van een vergadering. Het is daarom belangrijk om te onderzoeken wat je wensen zijn en wat het doel is van je vergadering.
Misschien heb je wel een voorkeur voor een lichte industriële vergaderruimte waar je met maximaal 15 personen plaatsneemt of voor een authentieke vergaderlocatie waar je vergadert met meerdere groepen.
Daarnaast is het ook handig om rekening te houden met geluid en faciliteiten. Heb je een geluidsdichte ruimte nodig of een beamer? Bedenk van tevoren waar een geschikte vergaderruimte voor jou aan voldoet. Ga daarna op zoek naar een ruimte die het beste bij jouw wensen en doel aansluit.
7. Doe wat met de uitkomst
Tijdens je vergadering is het verstandig om iemand aan te wijzen die notuleert en alles samenvat. Daarnaast is het van belang om op te schrijven welke stappen jullie gaan zetten om jullie wensen, dromen of doelen te realiseren, wie dat gaat doen en hoe. Het zou zonde zijn als jullie een fijne vergadering hebben gehad en er niks verandert.
Alle vergaderlocaties in Nederland bekijken? Ontdek ze hier.
