Het coronatoegangsbewijs voor vergaderlocaties

Het coronatoegangsbewijs voor vergaderlocaties


Per 25 september worden de nieuwe overheidsmaatregelen van kracht. In dit artikel gaan we in op het juridische kader van deze maatregelen en de mogelijkheden voor u als vergaderlocatie. Zoals helaas vaker is gebleken tijdens de maatregelen ter bestrijding van deze pandemie, laat de overheid enige ruimte voor interpretatie van de maatregelen. In overleg met onze jurist geven wij u hieronder onze interpretatie van de coronamaatregelen zoals uiteengezet in de Tijdelijke regeling maatregelen covid-19 (hierna aangeduid als Tmw).




Wat geldt er nu precies?



Vanaf 25 september geldt dat het coronatoegangsbewijs (hierna afgekort als CTB) verplicht is voor de horeca, voor evenementen en andere activiteiten. Hierbij gelden uiteraard enkele uitzonderingen. Dat er sprake is van een uitzondering voor terrassen is inmiddels vrij algemeen bekend. Maar wat geldt er nu precies voor zakelijke bijeenkomsten?




Geldt het CTB (coronatestbewijs) ook voor zakelijke boekingen?



Dat ligt uiteraard aan het type zakelijke boeking, maar als het gaat om een vergadering die in alle beslotenheid wordt gehouden, dan luidt het korte antwoord: Nee.

 De Rijksoverheid geeft onder meer via de volgende link een toelichting op de gevallen waarbij het CTB verplicht is. Als hoofdcategorie geldt daarbij weliswaar “Horeca binnen (eet- en drinkgelegenheden)”. Echter geldt hierbij een aantal belangrijke uitzonderingen.


De voor de vergaderbranche meest belangrijke uitzonderingen betreft (1) het criterium dat de CTB niet gevraagd hoeft te worden voor personen die aan het werk zijn (in bepaalde gevallen is dit zelfs niet toegestaan) alsook (2) de uitsluiting van bijeenkomsten die in beslotenheid worden georganiseerd. Dit laatste blijkt uit de definitie die bij de Tmw wordt toegekend aan de horeca (lees: eet- en drinkgelegenheid). Er wordt daarbij, naast het terras, een expliciete uitzondering gemaakt voor besloten plaatsen binnen de horecalocatie.




Als we kijken naar de eerste uitzondering (1), dan geldt dat het CTB niet gevraagd hoeft te worden. Alhoewel het aannemelijk is te verwachten dat de wetgever hierbij hoofdzakelijk gedoeld heeft op horecapersoneel, blijkt dit niet afdoende uit de definitie die de Tmw hieraan toekent. De exacte definitie luidt “publiek: personen die ergens aanwezig zijn, met uitzondering van de daar al dan niet tegen betaling werkzame personen;”. Dit impliceert feitelijk dat álle op locatie aanwezige personen die aan het werk zijn (aldus vergaderen of anderszins werkzaamheden uitvoeren) onder deze uitzondering kunnen worden aangemerkt.


Uit Tmw artikel 2 lid 2 volgt daarentegen wel dat de veiligeafstandsnorm in beginsel van toepassing blijft. U hoeft dus geen CTB te vragen, mits u de veiligeafstandsnorm van 1,5 meter tussen de deelnemers kunt waarborgen. Ook blijven de verplichting tot placeren (toewijziging vaste zitplaats) en overige coronamaatregelen onverminderd van toepassing.

Het is belangrijk daarbij goed het onderscheid te blijven maken tussen enerzijds de voor publiek afgesloten ruimten en anderzijds uw voor het publiek toegankelijke restaurant. Zo is het gelijktijdig toelaten van personen met én zonder CTB in uw restaurant (lees: gemengd publiek), ingevolge de Tmw artikel 4 lid 7 niet toegestaan. Ter voorkoming van onduidelijkheid in de interpretatie van de coronamaatregelen, raden wij u aan om de bestelde catering aan te (blijven) bieden in de vergaderzaal zelf (of op het terras) en niet in het restaurant. Het criterium “besloten ruimte” is daarbij bepalend. Mocht u geen andere bezoekers in het restaurant hebben, dan kunt u het er eveneens voor kiezen om uw locatie exclusief te verhuren. In dit geval dient u dit duidelijk kenbaar te maken voor handhaving. Download de sticker: “Niet toegankelijk wegens besloten werkbijeenkomst.” U kunt er zekerheidshalve ook voor kiezen om deze aanduiding te plaatsen op de vergaderruimte zelf.




De KHN (Koninklijke Horeca Nederland) houdt vast aan een andere interpretatie van de coronaregels dan Vergaderlocaties.nl. Waarom is dat?


De KHN vermeld op zijn website het volgende;


“Vraag: Mogen gasten in een hotel vergaderen zonder corona check?
Antwoord: Nee, dat staat gelijk aan het gebruik maken van een eet- en drinkgelegenheid. Daarbij hoort een QR check. Doorgaans wordt er bij een vergadering ook wat gedronken, en soms ook gegeten. Ook als je een vergadering ziet als evenement binnen dan is ook een CTB vereist.”





In de interpretatie van de KHN wordt er bij een vergadering altijd gebruik gemaakt van de eet- en drinkgelegenheid of wordt het gebruik daaraan gelijkgesteld. Het gaat hierbij om de definitie zoals uiteengezet in de Tmw artikel 1 lid 1. Naar inzicht van Vergaderlocaties.nl is deze interpretatie vanuit KHN echter onjuist. In de begripsbepalingen wordt juist de uitzondering op deze categorie aangehaald, waardoor de niet voor het publiek toegankelijke vergaderruimtes hiervan zijn vrijgesteld.

De definitie van eet- en drinkgelegenheid volgens de Tmw leest zich letterlijk als volgt; “eet- en drinkgelegenheid: inrichting waar bedrijfsmatig of anders dan om niet etenswaren of dranken worden verstrekt voor gebruik ter plaatse, inclusief een daarbij behorend terras, met uitzondering van een besloten plaats;”

Bij vergaderingen geldt in de regel dat deze een besloten karakter hebben en dat deze niet voor het publiek toegankelijk zijn. Voor het publiek toegankelijk houdt in dat uw bijeenkomst niet is opengesteld voor derden. Dit maakt dat u het coronatoegangsbewijs ingevolge artikel 6 lid 28 (oftewel: de QR-check) in dergelijke gevallen niet hoeft te vragen aan uw zakelijke vergadergasten. Dit neemt niet weg dat u wel verplicht blijft de gezondheidscheck (ingevolge artikel 4 lid 1b) te doen uitvoeren.



De voetnoot:
De informatie in dit artikel dient enkel ter illustratie van de interpretatie van de regelgeving door Vergaderlocaties.nl. Ondanks de in acht genomen zorgvuldigheid bij de totstandkoming van dit artikel, kunnen er geen rechten worden ontleend aan de juistheid en/of de volledigheid van de informatie, noch dient deze te worden opgevat als juridisch advies. Iedere aansprakelijkheid voor het gebruik van de informatie, dan wel voor gevolgen daarvan, wordt uitdrukkelijk uitgesloten.